Pregão eletrônico: o passo a passo para empresas

O pregão é uma modalidade de licitação para compra de bens e serviços comuns, independentemente do valor, cujo procedimento se desenvolve a partir de lances verbais ou eletrônicos, de modo a permitir sempre a contratação do menor preço.

Neste artigo, você vai descobrir como funciona o pregão eletrônico e o passo a passo para poder participar e, com isso, aproveitar a melhor oportunidade de vender para o governo e aumentar rápido a lucratividade do seu negócio.

Índice: 

• O que é o pregão eletrônico?
• Procedimento do pregão eletrônico
• É válido exigir amostras do vencedor?
• Vantagens do pregão eletrônico

O que é o pregão eletrônico?

O pregão é uma modalidade que surgiu com o objetivo de aperfeiçoar o regime de licitações públicas, garantindo mais facilidade na participação dos licitantes e simplicidade e celeridade no procedimento para a Administração.

Por sua vez, o pregão eletrônico é essa mesma modalidade, porém realizado 100% de forma online, através da plataforma do Portal de Compras do Governo Federal.

A vantagem disso é que, como todo o procedimento se dá de forma totalmente digital, empresas de qualquer lugar do Brasil, em regra, podem concorrer.

Para participar, a empresa interessada deve estar previamente cadastrada no SICAF (Sistema de Cadastro de Fornecedores), quando o certame ocorrer em âmbito federal, ou, se estadual e municipal, quando houver repasse voluntário de verbas da União.

O tipo de julgamento será sempre pelo menor preço (ou maior desconto, um desdobramento do mesmo tipo). Isto é, vence quem der o menor lance de venda para o governo.

Seu procedimento é ágil. Em suma, primeiro acontece a habilitação dos documentos, depois a classificação das propostas (etapa de julgamento) e por fim adjudica e homologa o certame. Veremos isso mais detalhadamente a seguir.

Procedimento do pregão eletrônico

O pregão eletrônico acontece por meio de sessão pública, pela internet.

São 2 as fases do procedimento: interna, na qual o ente público faz toda a preparação para realizar o pregão, e o limite temporal para que os participantes já estejam credenciados (mediante cadastro no SICAF); e externa, que vai da publicação do edital até a homologação do certame pela autoridade competente.

1 – Fase interna

A fase interna é a etapa de planejamento da licitação. Os requisitos legais que devem ser observados pela Administração Pública são:

1. Identificação da necessidade de contratar, feita pelo setor requisitante;
2. Autorização da abertura da licitação, que é o ato administrativo realizado pela autoridade competente do órgão, formalizando, assim, o início do processo administrativo de licitação;
3. Designação dos envolvidos, feita pela autoridade competente: equipe de planejamento, pregoeiro e equipe de apoio;
4. Elaboração do edital e seus anexos: o termo de referência, onde haverá a indicação detalhada do objeto a ser contratado, bem como o custo, e como, quando e onde será entregue; mais a minuta do contrato;
5. Indicação dos recursos orçamentários, comprovando que o poder público possui condições financeiras de efetuar a contratação pretendida;
6. Análise jurídica pela assessoria do órgão, com emissão de parecer aprovando ou não a realização do certame, e enviando para a publicação do edital, que dará início à fase externa do procedimento licitatório.

2 – Fase externa

2.1 – Publicação do edital

Com a aprovação do setor jurídico por meio de parecer, publica-se o edital com todas as informações relevantes para a participação dos licitantes, o qual dará início à fase externa do certame.

Após a publicação do edital tem-se o prazo de 8 dias úteis para acontecer a sessão.

O período entre a publicidade e a abertura da sessão é o momento para a empresa enviar suas propostas com a descrição do objeto e o preço, bem como os documentos de habilitação.

Para isso, precisa estar credenciada pelo SICAF até 3 dias antes da sessão.

Além do mais, até 2 dias úteis antes da data marcada para o recebimento das propostas pela Administração, o licitante pode, se for o caso:

• Impugnar o edital, se encontrar nele alguma ilegalidade, encaminhando petição ao próprio pregoeiro, que terá o prazo de 24 horas para dar resposta;
• Ou formular pedido de esclarecimentos, quando precisar elucidar alguma questão do edital, como por exemplo no caso de obscuridade, omissão ou qualquer outro tipo de dúvida. Também é direcionado ao pregoeiro, que deverá prestar os esclarecimentos em até 24 horas (mesmo esquema da impugnação).

2.2 – Abertura da sessão (fase de classificação)

Após a publicação do edital e o envio das propostas pelos licitantes, o pregoeiro faz a abertura da sessão pública do pregão eletrônico na data agendada e, em primeiro lugar, irá verificar os critérios de classificação das propostas, desclassificando aqueles que estiverem em desacordo com o edital.

Esta análise preliminar é chamada de exame de conformidade.

Para as demais propostas em conformidade com o edital, o pregoeiro promoverá sua classificação, passando-se à fase seguinte, onde os participantes poderão encaminhar lances sucessivos até o fechamento da sessão.

A fase de lances acontece em 2 modos de disputa, à escolha justificada do ente público:

2.2.1 – Modo de disputa aberto

No modo aberto, a fase de lances dura 10 minutos, sendo que nos últimos 2 minutos se houver algum lance, prorroga-se por mais 2 minutos. Contudo, não havendo lance, encerra-se a disputa, passando para a fase seguinte.

2.2.2 – Modo de disputa aberto/fechado

Este é um modo mais complexo, onde a etapa de lances é dividida em 2 fases:

Etapa aberta:

A sessão dura 15 minutos. Depois, mais um período de até 10 minutos de iminência (chamado também de tempo randômico), isto é, dentro deste tempo, a sessão pode acabar a qualquer momento.

Após, passa-se à etapa fechada.

Etapa fechada

Na etapa fechada do pregão eletrônico, 4 situações podem ocorrer:

1ª situação: Segue para a etapa fechada o 1º colocado da etapa aberta, mais todos os demais cujos lances ficaram numa faixa de até 10% com relação ao primeiro colocado. Assim, durante 5 minutos, é dado um último lance final e fechado (sigiloso);

2ª situação: quando não existir pelo menos 3 ofertas na situação 1, seleciona-se os melhores lances subsequentes até o máximo de 3, para um novo lance final e fechado em até 5 minutos. Aqui, o número máximo de participantes é de 5;

3ª situação: quando não há nenhum lance classificado e o pregoeiro pode, justificadamente, reiniciar a etapa fechada para um novo lance final e fechado em até 5 minutos;

4ª situação: todos são inabilitados e o pregoeiro poderá, justificadamente, reiniciar a etapa fechada.

O vencedor segue para a fase seguinte.

2.3 – Benefício de desempate ficto para os beneficiados da Lei Complementar nº 123/2006

Após a etapa de lances, será verificado se há algum beneficiado da LC 123/06, que são: microempresa, microempreendedor individual, empresa de pequeno porte, agricultores familiares, produtores rurais pessoa física e cooperativas.

Se houver algum destes beneficiados cujo lance esteja no intervalo de até 5º em relação ao 1º colocado provisório, ele será notificado para, se quiser, cubra aquele preço no prazo de 5 minutos.

2.4 – Aceitabilidade da proposta

O pregoeiro decide, justificadamente, se aceita ou não a proposta do 1º colocado. Em caso positivo, segue-se para a etapa de negociação.

2.5 – Fase de negociação

Aqui, o pregoeiro tenta obter junto ao vencedor uma negociação com valores ainda mais vantajosos para a Administração.

O licitante não é obrigado a aceitar, quando então será desclassificado e o certame segue com o segundo lugar provisório.

Porém, caso a empresa aceite a negociação, é preciso reenviar a proposta atualizada (agora com os novos valores) rapidamente, contudo em prazo não inferior a duas horas.

2.6 – Habilitação e declaração do vencedor

São analisados os documentos de habilitação do primeiro colocado. Aqueles já juntados previamente no SICAF.

Estando tudo ok, habilita o vencedor. Caso contrário, inabilita-o e segue com a análise do segundo colocado, e assim por diante.

Por fim, é importante dizer que é proibido no pregão eletrônico a exigência de garantia de proposta ou participação. Ou seja, a Administração Pública não pode cobrar do participante valores que garantam sua proposta ou participação no certame.

É válido apenas a garantia do contrato (após a adjudicação), em até 5% do valor negociado.

2.7 – Fase recursal

Após declarado o vencedor, qualquer licitante pode apresentar recurso administrativo para tentar modificar a decisão, o qual será encaminhado à autoridade competente do órgão licitante.

No pregão eletrônico, a fase recursal acontece em 2 momentos:

1. Assim que for declarado o vencedor, o recorrente precisa se manifestar imediatamente sua intenção de apresentar recurso contra a decisão. Aqui, deverá apresentar de forma sucinta por que está recorrendo;
2. Em seguida, ele terá o prazo de 3 dias para apresentar as razões do seu recurso, conforme os motivos apresentados anteriormente. O pregoeiro receberá o recurso e encaminhará para a autoridade competente, que deverá decidir em até 5 dias.

O recurso na modalidade do pregão tem efeito suspensivo, isto é, todo o certame fica suspenso até que os recursos sejam decididos.

Os demais licitantes, se quiserem, também podem se manifestar contra os recursos apresentados, e farão isso apresentando contrarrazões no mesmo prazo de 3 dias.

2.8 – Adjudicação e homologação

Adjudicar é o ato de atribuir ao vencedor do certame o objeto da licitação. Já a homologação ocorre quando todos os atos do certame correram de acordo com a lei.

Se não houve recurso após a habilitação e declaração do vencedor, o próprio pregoeiro pode adjudicar. Mas em caso de recurso, quem deve adjudicar é a autoridade competente, já que julgará as questões do recurso.

A homologação, por outro lado, só pode ser feita pela autoridade competente, independentemente de ter havido recurso ou não.

É válido exigir amostras do vencedor?

A resposta é sim. É cabível, inclusive, em todas as modalidades, assim como no pregão eletrônico, devendo ser efetuada na fase de julgamento das propostas e somente em relação ao vencedor provisório do certame.

Contudo, é preciso ponderar que o seu cabimento apenas se justifica quando for estritamente necessário averiguar o protótipo do objeto, para assegurar a qualidade da compra.

Para isso, é necessário que o órgão cumpra as seguintes condições para a solicitação de amostras:

• Não pode ser exigida como condição de habilitação;
• Deve estar expressa no edital;
• Prazo justo para apresentação da amostra;
• Direito à contraprova no caso de rejeição da amostra;
• A Administração deve guardar a amostra (se for possível) para fins de comparação com o objeto a ser entregue posteriormente pelo vencedor;
• É necessário uma equipe técnica para fazer a análise qualitativa da amostra.

Enfim, não são em todos os casos que a Administração vai exigir a amostra do licitante. Mas apenas quando for realmente necessário, respeitadas as regras acima.

Vantagens do pregão eletrônico

O pregão eletrônico apresenta uma série de vantagens quando comparado com as outras modalidades de licitação.

Por exemplo, é uma modalidade que sai muito mais barata tanto para a Administração quanto para a empresa licitante. Só o fato de todo o procedimento ser eletrônico, não exigindo portanto deslocamento, impressão de materiais e dispêndio maior de tempo, já faz com que a licitação saia mais em conta.

Além disso, é um procedimento mais célere. O prazo para agendar a sessão é de 8 dias úteis após a publicação do edital, enquanto que nas demais modalidades esse prazo costuma ser em média de 30 dias. É também um procedimento menos burocrático e mais abrangente para o público em geral, e não há limite de valores para a contratação, o que fomenta ainda mais o seu uso.

Na minha opinião, é a melhor modalidade tanto para empresas que estão começando agora a vender para o governo, quanto para aquelas que vivem apenas disso, haja vista que pregões eletrônicos acontecem praticamente todos os dias.

Mas, não se dispensa, é claro, uma boa assessoria jurídica para garantir o sucesso no certame e a contratação desejada. Aqui, detalhes podem fazer a diferença e os lucros compensam esse tipo de investimento.